Planio Support (ja - 日本語)

Planioの Help Desk 機能 を使用すると、顧客や関係者など外部の連絡先にPlanioのチケットから直接メールを送信してやり取りができます。

しかしながら、送信先のメールアカウントが無効になっている場合や、メールのストレージ容量が上限に達している時など、Planioからのメールが届かないことが時々起こります。
その際、メールサーバが自動的にメール不達通知を送信元に返すことがあります。これは、バウンスメールとも呼ばれ、メールが配信できなかったことを通知するものです。

今まで、Planioではバウンスメールのような自動通知メールでチケットがあふれるのを避けるため、これらの通知を除外していました。

しかし、時としてこれらの通知が役に立つこともあります。 顧客や外部の関係者がメールを受信していないことが判れば、別のメールアドレスや電話など、別のチャネルで連絡を取ることができます。

これがPlanio Help Deskをインストールしているプロジェクトでバウンスメールなどの通知を受信できるようにした理由です。

Planioでこれらの通知をどのように処理するのか、 プロジェクトの「設定」→「Help Desk」タブ→「Issue status for bounce mails」 から、次のいずれかを設定できます。

• デフォルトのステータス ： 「Tracker for emails」に設定しているトラッカーのデフォルトのステータスでチケットを作成する
• None, do not create issue ：従来の動作を維持し、バウンスメールなどの通知によるチケットをまったく作成しないようにする
• 任意のステータス ：選択したステータスでチケットを作成する

Pro Tip:
「画面右上のアカウント名（アバター）」→「管理」→「チケットのステータス」 から、「バウンス」という新しいステータスを作成して、それを 「終了したチケット」 に設定します。そして、そのステータス「バウンス」をHelp Deskの設定「Issue status for bounce mails」で選択します。
この方法を行うと、チケット一覧で未完了のチケットとしてバウンスメールが表示されなくなります。（バウンスメールにより作成されたチケットはすぐにクローズされるため）
フィルタを設定すれば、必要に応じてバウンスメールをチェックすることもできます。