Planio Support (ja - 日本語)

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Set up Your CRM and Helpdesk App » History » Revision 4

Revision 3 (Ema Raven, 04/03/2024 11:46 AM) → Revision 4/7 (Akihiro Kurotani, 04/04/2024 05:00 AM)

# 8分でできるHelp Set up your Help Desk App in 8 minutes 

 [Planio Help Desk](https://plan.io/ja/customer-service-and-help-desk/) は、より良い顧客サービスを提供するのに役立ちます。顧客とのすべてのやり取りを一箇所に集約することで、サポートの質問全体の概要を把握できます。 Desk](https://plan.io/customer-service-and-help-desk/) will help you provide better customer service. It brings all your customer interactions into one place, so you'll keep an overview on all support questions. 

 {{>toc}} 

 ## 1. What can Planio Help Deskで何ができる？ Desk do for you? 

 1.    顧客の質問を一箇所に集中させて対応できます。チーム全体が協力して顧客の質問に答えられます。 You can work on customer questions at **one central location**, so your entire team can work together to give answers to customers’ questions. 
 2.    よくある質問に対するテンプレート化された回答、自動返信、そしてパーソナライゼーション（個別化）により、顧客への対応が迅速化されます。 You’ll be able to **answer customers faster**, thanks to templated responses to commonly asked questions, auto-replies and automatic personalization. 
 3.    同じ質問に対して常に一貫した回答をお客さんに提供できます。 You can ensure that customers always get **consistent answers to the same questions**. 
 4.    FAQを活用することで、問い合わせのメールを減らすことができます。 You can **reduce the amount of support emails** using FAQs 
 5.    顧客は問合せの進捗状況を追跡できるため、満足度が向上します。 Customers will be **happier** because they’ll be able to track the progress of their issues. 
 6.    メールと密接に連結されているため、メールを通じてやり取りできます。Planioでは、1つ1つのメールがチケットとして表示されます。 It's tightly integrated with email, so your customers can use email to talk with you, but every email appears as an issue in Planio. 
 7.    一番嬉しいことに、あなたのサポートチームは世界のどこからでも顧客と連携できます。 Best of all, your support team can work with customers from **anywhere in the world**. 

 ## 2. Create a project for Help Desk専用のプロジェクトを作成 Desk 

 まず自分のPlanioにログインして、カスタマサポート用のプロジェクトを作成しましょう。 Sign into your Planio account and **create a project for customer support**. 

 専用のプロジェクトをお勧めします。もし多言語対応を提供しているならば、言語種類に応じてプロジェクトを分けた方が最善です。 We recommend that you create a project just for customer support. If you provide support in several languages, it's best to create a separate project for each language. 

 ## 3. Activate the Help Desk Appを有効化 

 まだHelp Desk App をインストールしていない場合は、モジュールからインストールしてください。 

 {{figure(Help Go to Apps tab and install the **Help Desk** app if it isn’t already installed. 

 {{figure(Install the Help Desk App をインストール) app) 
 ![](apps_help_desk@2x.png) 
 }} 

 インストールが完了したら、サポート用のメールアドレスを設定する必要があります。 Once the Help Desk App is installed, we need to set up the support email address. 

 「設定」画面で「Inbox」ボタンをクリックしてください。 
 **メールアドレスの追加** に従い、**メールアドレス** フィールドにサポート用の電子メールアドレスを入力します。あなたが所有する任意の電子メールアドレスを使用できます。Planioの例では、[support Go to the **Settings** tab, and click on **Inbox**. When you follow **Add email address** you can enter your support email address in the **Address** field. It can be any email address you own. For example, at Planio we use [support (at) plan.io](http://www.google.com/recaptcha/mailhide/d?k=012KxmNydDJXm6SXL9K3eAxg==&c=3CWL7Pqj5eTDP-rZP-Pu2g==) を使用しています。 plan.io](http://www.google.com/recaptcha/mailhide/d?k=012KxmNydDJXm6SXL9K3eAxg==&c=3CWL7Pqj5eTDP-rZP-Pu2g==). 

 {{figure(お好みのメールアドレスを入力) {{figure(Pick your preferred email address) 
 ![](inbox_new@2x.png) 
 }} 

 次はメールが **このアドレスに転送される*** よう設定しなければなりません。このボックス内のアドレス宛に送られたメールは、"From Now, you have to set up **email forwarding** for this address. Any emails sent to the address in this box need to forward to the unique Planio Inbox email address, which you'll see just below the "From email address" フィールドのすぐ下に表示される各自のPlanio Inboxのメールアドレスに転送される必要があります。GSuite (旧 field. 

 Here are links to tutorials on how to do this for GSuite (formerly Google Apps) および and some of the big domain registrars such as Godaddy や ENOM などの大手ドメインレジストラでこれを行う方法に関するチュートリアルへのリンクは次の通りです。 or ENOM: 

 1.    [GSuite](https://support.google.com/a/answer/175745) 
 2.    [Godaddy](https://support.godaddy.com/help/article/7598/setting-up-forwarding-accounts-in-the-workspace-control-center) 
 3.    [ENOM](https://help.enom.com/hc/en-us/articles/115005426668-Webmail-guide#9) 
 4.    [Hover](https://help.hover.com/entries/21247566-How-to-Set-up-email-forwarding) 
 5.    [1&1](https://help.1and1.com/e-mail-and-office-c37589/1and1-mail-basic-c37590/using-the-product-c85088/create-a-forwarding-e-mail-address-a594930.html) 

 セットアップ後、使用できるまで数分かかります。 It can take a few minutes once you’ve set up the email forwarding before it's active. 

 転送が正常に確認されたら、Help Deskで新しいアドレスを有効にして使用できます。 Finally, after the forwarding was confirmed successfully, you may activate your new address for use in Help Desk. 

 {{figure(メールアドレスは承認され、Help Deskで有効になっている) {{figure(The address is now confirmed and activated for Help Desk) 
 ![](inbox_list@2x.png) 
 }} 

 ## 4. サポート用メールアドレスにメール送信 Send an email to the support email address 

 サポート用メールアドレスにメールを送信すると、プロジェクト内ではチケットとして反映されます。 Now, you can send an email to the support email address, and it will show up as an issue in the support project. 

 {{figure(メールはチケットとしてチケット一覧に表示される) {{figure(The email appears as an issue in the Issues view) 
 ![](issues_table@2x.png) 
 }} 

 **チケット** タブをクリックするとチケットを表示できます。件名はチケットの題名になり、メール本文は「説明」に設定されています。 You can see the issue by clicking on the **Issues** tab. The subject line is set as the subject, and the body of the email is set as the description. 

 {{figure(チケットで見るメール) {{figure(The email in the issue view) 
 ![](issues_view@2x.png) 
 }} 

 顧客がPlanioに登録されていないメールアドレスを使用して送信した場合、そのメールアドレスが「連絡先」に新しい顧客として追加されるため、その人とのすべてのやり取りを追跡できるようになります。つまり、Planio内で顧客との関係を自動的に管理できるようになります。 If customers use an email address that isn’t saved in Planio, that email address will be added as a new customer in the **Contacts** tab, so you’ll be able to track all correspondence with that person. This means you can manage all customer relations from within Planio automatically. 

 Planio also sends an automatic email confirming receipt of the email to the customer. 

 ## 5.顧客に返信を Start replying to customers' emails 

 編集をクリックして、コメントまでスクロールダウンしてください。「外部ノート」にチェックを入れて、メール本文を書きましょう。 Click **Edit** and scroll down to the **Notes** section. Select the **External notes** option, and write your email. 

 {{figure(Planio内で顧客のメールに直接返信) {{figure(Reply to customers emails directly in Planio) 
 ![](issues_edit@2x.png) 
 }} 

 メールの文頭や文末に挨拶文を書く必要はありません。これらの内容はヘッダーとフッターテンプレートで自動的に反映されます。 
 あとでテンプレートを更新する方法について説明しますね。 You don’t have to write "Hi Jack" or conclude the email. Those parts are automatically included via **header and footer templates**. We’ll see how we can update them below. 

 送信ボタンをクリックして送信してください。 Click **Submit** to send the response to the customer. 

 挨拶文と署名が書かれているメールが相手に届きます。 
 おまけに顧客は追跡用リンクを取得できます。それで進捗状況を確認できるようになります。 
 チケットをすぐに解決できない場合は特に役立ちます。たとえば、その問題が解決されるまでの間、チケットを最新の状況に保つことができ、顧客はひとつのページで対応状況の履歴を見ることができます。 They’ll receive an email with your message along with a greeting and an email signature. An added bonus is that your customer will have a tracking link, so they can track the progress of the request. This is particularly useful if the issue can’t be resolved right away. For instance, you could keep them updated, and they can see the various updates all on one page. 

 ## 6. テンプレートを活用して時間の節約を Give your emails your own touch and save time with templates 

 それでは、ヘルプデスクのより高度な機能を見ていきます。 Now, let’s dive into the more advanced features of the Planio Help Desk. 

 プロジェクトメニュー「設定」で「Help Desk」タブをクリックしてください。 Click on the **Settings** tab and then on the **Help Desk** tab. 

 {{figure(右にあるHelp Deskテンプレート) {{figure(The Help Desk templates are on the right) 
 ![](help_desk_outgoing_mails@2x.png) 
 }} 

 右側に「送信メール」のセクションが表示されます。ここで、ヘッダーとフッターの既存のテンプレートを更新できます。試しにフッターを更新してみましょう。その下の「フッターを編集」をクリックします。 You’ll see the Outgoing emails section on the right. Here, you can update the existing templates for the header and footer. For example, let’s update the footer. Click on **Edit footer** below it. 

 「Best regards」と `current_user.name`（現在のユーザー名）が波括弧の中に表示されます。 You’ll see “Best regards”, and the `current_user.name` inside of curly brackets. 

 {{figure(ヘッダーとフッターをカスタマイズ) {{figure(Customize your headers and footers) 
 ![](templates_edit@2x.png) 
 }} 

 ここで表示される名前は、回答者によって変わります。テキストを自由に変更でき、選択できる変数のリストがあります。例えば、プロジェクト名を名前の後に置くことができます。また、`{{faqs.top1_question}}` 、`{{faqs.top1_uri}}` などの変数を使用して、最もよく問われる質問へのリンクを含めることもできます。 
 よくある質問に対する回答テンプレートを作成することもできます。顧客のメールに返信する際に回答用のテンプレートがドロップダウンメニューに表示されます。 This means that the name here will depend on the person answering. You can make any changes you want to the text, and there is a list of **variables** you can choose from. For example, you could put the project name after the name. You can also use the variables `{{faqs.top1_question}}`, `{{faqs.top1_uri}}`, and so on to include links to the most commonly asked questions. 

 You can also create answer **templates** to **frequently asked questions**. You'll be able to access these templates in a dropdown menu when you're replying to customers in the issues section. These will appear in a dropdown menu when you’re replying to customer emails. 

 ## 7.回答を早く見つけられるようFAQを活用 Start an FAQ section, so customers can find answers, faster 

 プロジェクトの設定「Help Within the **Help Desk templates and FAQs」を利用して、回答用テンプレート、もしくは公開されるFAQを作成し、編集することができます。 
 これで顧客がよくある質問の回答を自力で早く見つけることができます。 
 また、顧客がサポートをリクエストする際に自動応答メールを送信する場合、よくある質問へのリンクを含めることができます。 FAQs** project settings, you may create and edit internal templates as well as publicly visible FAQ entries. With their help your customers can quickly find answers to commonly asked questions themselves. You can also include a link to your top most commonly asked questions in the email sent automatically when customers submit a support request. 

 {{figure(Help Deskテンプレートに基づき、独自のFAQセクションを作成) {{figure(Create your own FAQ section based on Help Desk Templates) 
 ![](faq_toc@2x.png) 
 }}