Planio Support

Planioは2020年3月14日から15日にかけてデータセンターの切り替えを行います。この切り替えは、Planioの今後のパフォーマンスと安定性の向上に寄与します。

切り替え作業は3月14日 9:00 UTC (日本時間 3月14日午後6時）から3月15日 22:00 UTC (日本時間 3月17日午前7時）の間に行います。 この間、お客様のアカウントのデータの転送中、サービスが一時的に利用できなくなる場合があります。切替作業中、すべてのデータは安全です。新データセンターへのデータ転送は完全に暗号化された通信経路で行われます。

IPアドレス範囲

切り替えにより、Planioのサービス提供に使用するIPアドレス範囲が、 82.98.82.0/24 (現行) から 16.202.71.64/27 (新) に変わります。万一組織内のファイアウォールやプロキシサーバにPlanioのIPアドレスを記載している場合は、必要な設定変更を行ってください。なお、ほとんどのお客様は対応不要です。

IPアドレスの変更は予告無しに行われることがあります。そのため、組織内のファイアウォール等でIPアドレスベースのルールを設定は行わないようにしてください。ファイアウォールにルールを設定する必要がある場合は、IPアドレスではなくホスト名を使用してください。

もしPlanioでカスタムドメインを利用している場合も同様です。CNAMEにより設定を行っている場合は何も変更する必要はありませんが、Aレコードを使用している場合は再設定が必要です。

We will be migrating Planio to a new data center on the weekend of March 14th and 15th, 2020. This change will help us further improve the performance and availability of all Planio services.

The migration window starts on Saturday, March 14 at 9:00 UTC and will last until Sunday, March 15, 22:00 UTC. Within that time frame, some or all services of your account might observe occasional unavailabilities as we transfer your data. All data is safe during the migration and will be transferred over fully encrypted channels to the new data center.

IP address range¶

With the migration, we will update the IP range on which Planio servers operate. It will change from 82.98.82.0/24 (previous) to 116.202.71.64/27 (new). If you have configured any firewall or proxy rules in your organization, please make sure to adapt those beforehand. For most users, nothing needs to be changed on your end.

In any case, please note that we might occasionally have to further update the used IP ranges of our servers without prior notice. As such, please continue to avoid IP address based firewall rules for Planio in your organisation. If you require to set up firewall rules, please use hostnames instead.

If you are using Planio on a custom domain, the same applies. If you have used a CNAME in the past, nothing needs to be changed. Should you have used A records, please update them accordingly and re-evaluate if using a CNAME is possible now.

Privacy and GDPR¶

Customers who have concluded a Data Processing Agreement according to Art. 28 GDPR with Planio have already received an update by email to reflect this data center change. The new data center we are migrating to is located and operated in Germany as was our previous data center. As such, your Planio data will not change jurisdictions. Administrators can still sign the new agreement via Your Avatar → Customer Account → Data Processing Agreement if desired.

Should you have any questions related to the migration, as always please don't hesitate to get in touch.

Many business emails come with quite a few images in their footer, like company logos, social network logos etc. When receiving such emails in Planio Helpdesk, these attachments would be added to the issue over and over again, quickly leading to a long list of attachments. Not only does this make it hard to find relevant attachments, it also takes up storage space in your Planio account that you might want to use otherwise.

Blacklist unwanted attachments¶

In order to enable users to make use of the blacklist, add the Add attachments to blacklist permission to one of their roles. They may then, when editing an issue, click Edit attached files at the bottom of the form. This reveals a list of the currently attached files, each with a link to Blacklist it.

Alternatively, you may click the Edit icon next to the attachments list while viewing an issue. This will lead to the Edit attachments form which features the new Blacklist links as well.

In either case, clicking the Blacklist link will, after a confirmation, remove the file from the issue and append it to the global attachments blacklist. From now on, the same file (as determined by a checksum over it's data, the name does not matter) will be ignored whenever it is part of an incoming email.

Managing the attachments blacklist¶

As an administrator you can access the global attachments blacklist in Administration → Attachments blacklist. The blacklist shows when and by whom a file was blacklisted, what issue it originally was attached to, and allows to remove entries from the blacklist. There is also a function to Delete all duplicates for each blacklisted file, which will go through all your existing issues and remove any files that are identical to the already blacklisted one. Note that this process cannot be reversed.

For many years, Planio has been using the Textile syntax for all issue descriptions, wiki pages, and all other formatted content.

However, some time has passed since the first days of Planio. Meanwhile Markdown has emerged as the more common de-facto standard for formatting text and it's in the process of being defined formally as a standard. For a while now, new Planio accounts are using Markdown and both formatting languages are fully supported.

In order to make our use of Markdown even more interoperable, we've now switched our parser to CommonMark. This means that if you're used to writing Markdown at GitHub, Stack Overflow, Discourse, and many more, you will feel right at home with Planio.

With that change, we're now introducing a free Markdown conversion service. If you started using Planio before we introduced Markdown and would like all your existing Textile content be converted to Markdown, please get in touch and we will coordinate a time slot to perform the automated conversion of your data.

Planioでは、どのようなチケットの更新があったときに通知を受け取るのか設定できます。
また、通知を受け取る方法（メール、モバイルもしくはデスクトップのプッシュ通知）も選択できます。

今回はPlanioから受け取りたい通知をコントロールする新しい方法をご紹介します。

1. 画面右上のアカウント名をクリック
2. メニューの中から「個人設定」を選択
3. メール通知設定内の新たな項目 「Also notify me about issues with a priority of high or higher」 にチェックを入れる

上記設定を行うと、自身が「担当者であるか」「ウォッチしているかどうか」にかかわらず、優先度が「高め」以上のチケットが追加や更新された際に通知されるようになります。

多くのプロジェクトを管理していて日々の細かい業務には直接かかわらないマネージャーや、
定型対応にはメール通知を必要としないヘルプデスク業務など、重要なチケットの通知のみ受け取りたい場合にご活用いただけます。

In Planio, you can control for which events you'd like to receive notifications and on which ways you'd like to be notified, e.g. via email, or via mobile or desktop push notification.

Today, we're introducing a new way to control what you'd like to be notified about. Within your Avatar -> My account section, you can now enable a new setting called Also notify me about issues with a priority of high or higher.

This will essentially notify you about high priority issues regardless of whether they are assigned to you or whether you are watching or being otherwise involved in them. This will also work if you have selected to receive no notifications at all otherwise.

We believe this to be particularly useful for high level managers who are overseeing many projects but aren't directly involved in their day-to-day. It's also great for help desk scenarios where agents won't need email notifications for regular issues as they're working on them consistently following an orderly queue. Yet, high priority issues could now alert them even if they aren't currently logged on or are working on something else – if that's what's desired.

Planio Storageに、お客様から多くの要望があった2つの機能を追加しました

ファイルとフォルダの変更に関する通知
Planio Storageのファイルとフォルダの変更（作成、変更、削除）に関する通知を受け取ることができるようになりました。個人設定のメール通知設定は、チケットの更新などに関する通知の設定を行えますが、Storageのどのような変更が通知されるかにも影響します。

細かい制御のために、ファイルとフォルダをウォッチする機能もあります。これは、ユーザーが個人設定で「ウォッチ中または自分が関係しているもの」を通知対象として選択している場合、ウォッチしているファイルとフォルダの変更に関する通知を受け取ることができます。フォルダをウォッチすると、フォルダ内のすべてのファイルとフォルダも自動的にウォッチの対象となります。

ユーザーへの通知が増えすぎないよう、一定期間の変更はまとめて通知されます。複数の変更内容を1つのメールにまとめて通知するため、特定の期間に変更が発生しなかった場合にメールが送信されます。

削除されたファイルの復元
削除されたファイルはTrashで3日間保持され、誤ってファイルを削除するのを防ぎます。TrashにはStorage画面のサイドバーにあるリンク(show trash)からアクセスできます。

Trash内のファイルとフォルダは、削除が自動的に行われる前に復元または完全に削除できます。管理者はすべてのファイルを一度の操作で完全に消去することができますが、他のユーザーは自分が削除したファイルのみを消去できます。保護されたファイルとフォルダは、Trash内でも保護されたままです（保護されたファイル・フォルダを閲覧する権限がないユーザーは、保護されたファイル・フォルダをTrashで見ることができません）。

ガントチャートの改善についてお知らせします。
プロジェクトやバージョン、チケットを表示する左列の幅を変更できるようになりました。

Planioでは引き続き機能の改善を続けています。ぜひこの機能をお使いください。

チャート自体の外観を改善しました。また、チケットのカスタムクエリやアジャイルボードと同様にチャートについても保存ができるようになりました。保存したチャートはチケット一覧画面のサイドバー上部 チケット のリストにある Agile Charts リンクの下に表示されます。これまでサイドバーに表示していた各種チャートのリストはAgile charts画面のオプションから選択できます。

もう1つの改善点はストーリーポイントの設定です。画面右上の自分のアイコン → 管理 → Agile から割り当てるストーリーポイントの値を定義できるようになりました。チケットを作成・編集する際、任意の値を入力する代わりにStory pointsの項目からストーリーポイントの値を選択できます。
ストーリーポイントの設定は「Estimate units」を「Story points」に変更すると行えます。値はStory points valuesに「 , 」(カンマ)で区切って入力すると設定できます。

Planio's new Storage App just received an update which brings two much requested features.

Notifications for changes to files and folders¶

Users can now receive notifications about changes (that is, creation, modification and deletion) of files and folders in Planio Storage. The same settings in My Account, which control notifications about issue updates and so on, will also influence what changes in Storage users will be notified about.

For fine grained control, we also introduced the possibility to watch files and folders, which becomes relevant when a user has selected the "Only for things I watch or I'm involved in" setting in her notification preferences. The watch setting on folders is recursive, so all files and folders inside a watched folder are considered to be watched as well automatically.

To avoid flooding users' mailboxes with notifications, these are consolidated over a period of time. Emails only get sent out when no more changes happened for a certain period of time in order to group related changes in a single notification email.

Restoration of deleted files¶

The new Trashcan can be accessed through a link in the sidebar of the Storage app. It keeps hold of deleted files for 3 days, providing a safeguard against accidental deletion of files.

Files and folders in trash can be restored or permanently removed before this happens automatically. Administrators may choose to purge all files permanently in one go, while other users may only purge those files that they deleted themselves. Protected files and folders remain protected in Trash as well - they cannot be seen in the Trashcan view by users without the proper permissions.