Planio Support

Updated project picker with autocomplete¶

We have revamped the global project picker to make navigating large numbers of projects easier. The project picker now has an autocomplete field you can use to narrow down on the project you would like to jump to. The project picker still has a scrollable list of results, and heavy keyboard users will be happy to know the new project picker also still supports keyboard navigation.

The new project picker also sports 2 power-user features: recently used and bookmarked projects. Recently used projects will show up at the top of the project picker just below the autocomplete box, this way you will be able to quickly jump to projects you already have been working on recently. Last but not least you can now bookmark projects on the Overview page of a project using the  icon in the top right contextual menu. Your bookmarked projects will then appear at the top of the projects listed in your project picker.

Global tabs¶

We have brought the tabs you already know from projects to global views, making it easier to access for example the global issue or time entry list. Going to the global issue list now doesn't involve selecting the project list from your user menu and clicking the "view all issues" button, you can now directly jump to the global issue list from the Planio start page.

The global tabs also feature the same +-menu than the project tabs which allows you to quickly enter an issue and then select which project it should go to or to quickly access the various import functions of Planio.

Many more small improvements¶

This version of Planio also brings lots of smaller improvements, like some new filters in the issues query or refinements to some UI elements.

There are 2 additions to custom fields that we would like to highlight. First is the new File type for custom fields. If there's a type of document that should be attached in a structured way to certain issues, you can now define a File type custom field for those issues! Second is a UI option for Long Text type custom fields, which can now be configured to be displayed as full width, which will improve the experience of entering and reading really long texts in custom fields.

Last but not least is a great improvement to Time Entry Queries some of you have requested: Time Entry Queries can now be saved with mostly the same experience as for saving Issue Queries. This will allow frequent users of Time Entry Queries to save queries they use often and speed up this part of their Planio usage.

We're sure every user will find their Planio experience improved by those changes and would love to hear your feedback. If you have any questions regarding those new features or anything Planio related please get in touch.

Planio Storageのファイルダウンロード履歴の表示¶

Planio Storageに保存したファイルの詳細ページに、新たにダウンロード・タブを追加し、過去30日間のダウンロード履歴を表示できるようにしました。
（30日間はデフォルトの設定であり、下記で説明するように、プロジェクト単位で表示日数を変更することができます）。

この新しい機能により、誰がいつ何のファイルをダウンロードしたのか、またダウンロードが WebDAV、Planio API、または Webブラウザを使用して行われたかどうか履歴を管理することができます。

プロジェクトレベルでの新しい3つの設定¶

また今回のアップデートでは、Planio Storageにおいて各プロジェクトレベルで変可能な設定を3つ新たに導入しました。

Maximum number of file versions（ファイルのバージョンの最大値の設定）¶

お気づきかもしれませんが、Planio Storage では、ファイルが更新されるたびに新しいファイルバージョンを作成し、「履歴」タブから以前のバージョンのファイルをダウンロードできます。
この設定では、各ファイルが保持するバージョン数を設定することができます。各ファイルの履歴を無制限に保持するには、空欄のままにしてください。
ただし、各ファイルのバージョンはアカウントのストレージ容量にカウントされることに注意してください。
この設定のデフォルト値は15です。これは各ファイルの現在のバージョンと、直近の過去14バージョンが保持されることを意味します。

Download history retention time（ダウンロード履歴の保持期間の設定）¶

上記で紹介したダウンロード履歴の表示機能を補うために、この設定ではダウンロード履歴を何日分保存するかを選択することができます。
空の値は履歴を永遠に保存することを意味し、「0」にすると当該プロジェクトではダウンロード履歴を一切保存しないようになります。

値を下げて設定すると（例えば保持期限を30日から10日に変更すると）、新しい設定と一致しない履歴はすぐに削除されます。

Purge deleted files from trash after（ゴミ箱からファイルを自動削除する期間の設定）¶

最近導入されたゴミ箱（Trash）では、3日以上前にゴミ箱に移動したファイルは自動的に削除されていましたが、今回新たに自動削除までの期間を設定できるようになりました。
ファイルを自動的に削除しないようにするには、空欄にしてください。逆に「0」に設定すると、ゴミ箱は無効化されすぐにファイルが削除されます。

この値は変更を加えても、将来削除されたファイルにのみ適用され、設定変更時点のゴミ箱の内容には影響しません。
ゴミ箱の中のファイル（およびそのバージョン）は、最終的に削除されるまでPlanioのストレージ容量にカウントされます。

Download History of Files in Planio Storage¶

We added a new Downloads tab to the Storage file details page, showing all downloads of the file in the last 30 days (by default, you may however change this for each project, as outlined below). This allows you to keep track of who downloaded what and when, and whether downloads were made through WebDAV, the Planio API or by using a Web browser.

New Project Level Settings for Planio Storage¶

With this update, we also introduced three new project level settings for Planio Storage.

Maximum number of file versions¶

As you might have noticed, Planio Storage creates a new Version every time a file is updated, and you can download previous versions of any file from the History tab. This setting allows to configure how many versions for each file should be kept around. Leave this field blank in order to keep an unlimited history for each file. However keep in mind that old versions of files count against the storage quota of your account. The default value for this setting is 15, meaning that, for each file, it's current, and the most recent 14 previous versions, are kept.

Download history retention time¶

Complementing the Download History feature introduced above, here you may choose how many days of download logs should be kept. An empty value means Keep history forever, a value of 0 configures Planio Storage to not store download history at all in this project.

Lowering this setting, i.e. from 3 to 1 day, will lead to immediate deletion of log entries that do not match the new setting.

Purge deleted files from trash after¶

The recently introduced Trashcan automatically purges entries older than three days. You can now adapt this to your needs by setting a different number of days here. In order to never automatically purge files, set this to a blank value. A value of 0, on the contrary, will effectively disable the trashcan and delete files immediately. Any changes you make to this value will only apply to files deleted in the future and do not affect current contents of the Trashcan.

Trashcan contents (and their versions) count against your global Storage quota until they are finally purged.

4週間前に 新型コロナウイルス対策のためのテレワーク を開始して以来、私たちPlanioはこれまでPlanioに存在しなかったものの開発に注力していました。 ビデオ会議 です。

みなさんがCOVID-19を乗り切り、在宅勤務でも生産性を維持できるようにするために、わずか4週間の開発期間を経て、Planioに完全に統合されたビデオ会議ソリューション Planio Meet の初期アルファ版を本日提供開始します。

Planio Meet はPro機能（オプション機能）ですが、当面の間は Planioのすべてのプランで完全無料で利用できます。

卓越したオープンソースソフトウェア Jitsi をベースに構築されたPlanio Meetは、Planioのすべてのプロジェクトに1クリックで簡単にビデオ会議を追加します。どのプロジェクトでも、「Video conference」タブをクリックするだけで、チームメイトとリアルタイムに対話できます。

ご想像の通り、成熟した製品をリリースするには4週間では足りません。しかし、テレワークの環境整備の必要性が急速に高まっている状況を鑑み、私たちは最初のPoC（プルーフ・オブ・コンセプト）をすべてのお客様に公開することにしました。今後数週間から数ヶ月かけてPlanio Meetの開発を行い頻繁にデプロイを行いますので、開発の様子見守っていただきたいと思います。

このことはPlanio Meetの不具合が時々発生し、またお客様によっては当初は期待通りに動作しない可能性があることを意味します。しかし、これは最初の一歩です。数ヶ月後ではなく、今現在必要とされている第一歩です。

私たちのテストによると、FirefoxでPlanio Meetがうまく動作していました。Google Chromeでも問題なく使えているという者もいます。ただ、お客様の環境などによって状況が異なる場合があります。ぜひお試しいただき、ご質問やご要望がございましたらお気軽に お問い合わせ ください。

Planio Meetがお客様のお役に立てることを願っています。Stay healthy and stay home!

Your friends at Planio

Since going into self-isolation four weeks ago, our team here at Planio has been working relentlessly on something we haven’t had in Planio so far: Video Conferencing.

To help you weather the COVID-19 storm and stay productive while working from home, we’re introducing today–after just 4 weeks of development–a very early alpha version of Planio Meet, a video conferencing solution fully integrated in Planio.

Planio Meet is a Pro Feature available entirely for free in all Planio plans for the time being.

Built on the outstanding open source project Jitsi, Planio Meet adds simple one-click video conferencing to all your Planio projects: Simply click on the Video conference tab in any project and you’ll see and hear your team mates live and in real time.

As you can imagine, 4 weeks aren’t nearly enough to release a mature product. However, given the circumstances, we decided to release our very first proof-of-concept to all customers. As we continue development of Planio Meet over the coming weeks and months, we will deploy early and often and let you follow the development very closely.

This means, that things may break and that Planio Meet won’t work perfectly for everyone from the start, but it’s a first step. A step that we feel was needed now–not in a few months.

In our own tests, we were having a lot of success with using Planio Meet in Firefox. Some colleagues say Google Chrome is working great, too. Your mileage may vary. Please feel free to experiment a little and don’t hesitate to get in touch with any questions or requests.

We hope this helps. Stay healthy and stay inside!

Your friends at Planio

Planio Storageでファイルやフォルダのカスタムフィールドを利用できるようになりました。
他の種類のカスタムフィールドと同様に、フィールドのフォーマット、入力方法、どのプロジェクトで利用するかなど細かく設定することができます。
また検索対象に含めることもできるため、例えばキーワードフィールドを検索対象に含めることでStorage内のファイルがより検索しやすくなります。

カスタムフィールドを利用するには、Storageでアップロードしているファイル／フォルダの詳細画面から編集をクリックすると追加・編集をすることができます。
カスタムフィールドで入力した値は、折りたたみ可能なサイドバーに表示されます。

PlanioのCOVID-19への対応状況について、Planioの創業者であり代表のJan Schulz-Hofenからお知らせします。

COVID-19によるパンデミックに対する、Planioの対応について最新情報をお伝えします。

Planioは以前からリモートで働いており、今も順調に業務を行なっています。そして私たちは、リモートワークで働き始める方々を支援したいと思っています。
Planioは、コロナウイルスの拡大の抑制とこの状況に対するPlanioのスタッフ・家族のために自主的な隔離に入り、スタッフ全員が自宅で勤務をすることを決めました。

私たちのスタッフの多くが以前からリモートで勤務していたため、自宅での勤務は私たちに大きな影響を与えていません。スタッフ皆健康で、予期せぬ混乱が生じることは予想していません。
もちろん、Planioを使用してオンラインで共同作業を行なっているため、可能な限りシームレスに完全なリモートワークに移行することができました。

また、先日実施した新しいデータセンターへの移行により、Planioサーバーの冗長性と復元力がさらに向上しています。
新しいデータセンターは、サーバー容量が50％増加し、24時間年中無休の可用性を提供する専門のオンサイトチームによってサポートされています。

COVID-19の影響へのサポート

今後数週間にわたり、私たちはお客様のビジネスへのCOVID-19の影響を可能な限り低減するため最善を尽くします。 その実現のため、次のプログラムを提供します。

1. 2020年はPlanioへのデータ移行 は無料で実施します。 すでにPlanioの利用されているお客様も、すでに無料でデータ移行を実施したことのあるお客様においても無料です。
   これにより、より多くの企業のチームがPlanioを利用できるようになり、オンプレミスで利用しているツールや既存のツールをPlanioに置き換える機会としても利用できます。
2. Planioアカウントを上位プランに変更すると、1ヶ月料金が無料になります。 もし社内でPlanioを利用していないチームがあれば、追加の予算承認を待つことなく、今すぐPlanioのメンバーに追加できます。
3. リモートワークを始める企業にPlanioを紹介し、紹介した企業が正式利用を開始すると、紹介により利用を開始した企業は最初の2ヶ月間無料、紹介したお客様には3ヶ月間無料で利用できるクレジットを追加します。
   紹介により利用を開始した企業は、会社の業務をオンラインで行えるようになり、会社のスタッフに柔軟な働き方を提供できます。紹介したお客様は、無料利用分をパンデミックの影響を少なくするための施策への投資にまわすことができるでしょう。Planioを利用することで、オンラインで生産的で楽しく仕事ができる企業が増えましたら幸いです。

このように、私たちは既存のお客様と新規のお客様ともに在宅勤務がしやすくなることを望んでいます。
これらのプログラムを利用されたい場合や、その他のサポートが必要な場合はご連絡ください。 私たちは喜んでお手伝いします。

Jan Schulz-Hofen
Founder and Managing Director

You can now define Custom Fields for files and folders in Planio Storage. As with other kinds of custom fields, you have fine grained control over field format, visibility and what fields are available in which projects. Planio Storage custom fields may also be declared Searchable, which, for example, could be used with a Keywords field to improve search result relevance:

Custom field data can be edited using the standard Edit action from the file / folder details screen. The custom field values are rendered in the collapsible sidebar:

ビジネスメールには会社やSNSのロゴなど多くの画像がフッターに含まれているものがありますが、Helpdesk機能でそのようなメールを受信すると、同じ画像が何度もチケットに添付されてしまいます。これにより添付ファイルが見つかりにくくなるだけでなく、ストレージスペースも占有します。

不要な添付ファイルをブラックリストへ追加する方法¶

1. ブラックリストへ追加する権限をユーザーに付与する¶

「管理」→「ロールと権限」→ロールをクリック→「Add attachments to blacklist」をONにする→「保存」

2. ブラックリストへ追加する¶

次のいずれの方法も「Blacklist」をクリックするとチケットから添付ファイルが削除され、ブラックリストに追加されます。これ以降、受信メールで同じファイル（データのチェックサムによって判断されるため、ファイル名は関係ありません）が送られた場合は無視されて添付されなくなります。

• チケット画面を開く→「編集」→一番下にある「添付ファイルの編集」→添付ファイルの一覧から「Blacklist」をクリック
• チケット画面を開く→添付ファイル一覧の右側にある編集アイコンをクリック→「添付ファイルの編集」画面が表示される→「Blacklist」をクリック

添付ファイルのブラックリストの管理¶

Planio全体の添付ファイルのブラックリストを表示するには、「管理」→「Attachments blacklist」画面を開きます。この画面では添付ファイルの情報（ブラックリストに登録された日時や登録したユーザー、どのチケットに添付されていたかなど）の表示、ブラックリストからの解除ができます。

また、「Delete all duplicates」をクリックすると、ブラックリストに登録されたファイルをすべてのチケットから削除できます。この操作を元に戻すことはできません。

In light of the recent global developments around the COVID-19 pandemic I wanted to give you an update about the situation here at Planio.

TL;DR: Everything is fine, we're used to working remotely. And we want to help you help your colleagues and friends adapt to remote work.

As a team, we decided last weekend to go into self-isolation and work from home, both to help slow down the spread of the virus and to give our staff members with families the flexibility they need to adapt to the new situation.

The change doesn't affect us much as many of our team had already been working remotely and geographically distributed. We are all in good health and we don't expect any unforeseen disruptions.

Of course, we're all using Planio to collaborate online which really helped us making the transision to being fully remote as seamless as possible.

The recent migration of all Planio servers to our new data center further increases our redundancy and resilience on that level. In the new data center, we increased our server capacity by 50% and are supported by a much larger professional on-site team with rotating schedules providing 24/7 availability.

COVID-19 assistance

Over the coming weeks, our team will do their best to help you keep the impact of COVID-19 on your business as low as possible. In order to achieve that, we now offer the following programs:

1. During 2020, all additional data migrations into Planio performed by our engineers will be free of charge even for existing customers and even if you’ve had a free import already. This way, more teams at your company can join you in using Planio and you can use the situation as an opportunity to replace more legacy or locally hosted tools.
2. If you upgrade your Planio account to a higher plan, you will receive 1 month of usage for free. So, if you’re using Planio with your team but other teams within your company don’t yet, you can onboard them starting today without having to get additional budget approved immediately.
3. If you help other companies start working remotely with Planio, we will waive the monthly charges for their account for the first 2 months and add a 3 month's free usage credit to yours. This situation can be a three-way win: Your friends at other companies will move their work online, giving more flexibility to their staff, and be forever grateful to you. Your company will benefit from savings and can invest a little more elsewhere to lessen the impact of the pandemic on your business. And we at Planio will have one more happy customer joining our little crowd of 1,500 companies making their work more productive and fun online.
4. Update: We’ve launched Planio Meet, a video conferencing platform integrated in Planio, a feature that has been requested by many users.

This way, we hope to support both our existing users and make it easier for new customers to adapt to working from home during self-isolation.

If you would like to use any of these offers or if you need any other assistance or have a specific situation you would like to discuss, please get in touch. My team and I will be happy to help.

All the best,

Jan Schulz-Hofen
Founder and Managing Director